Informazioni su SLiMS
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SLiMS è l'acronimo di Senayan Library Management System. Originariamente sviluppato dalla Biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione Indonesiano per sostituire Alice (http://www2.softlinkint.com). L'obiettivo principale è che la Biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione dell'Indonesia abbia la libertà di utilizzare, studiare, modificare e distribuire il software utilizzato. SLiMS, poi rilasciato sotto licenza GPL e ora lo sviluppo di SLiMS è svolto dalla sua comunità di utenti.

Origine

Dopo aver operato per più di 50 anni, per diversi motivi la Biblioteca BC Indonesia, che è stata per molti anni il pilastro dei servizi BC in Indonesia, ha dovuto essere chiusa. La direzione di BC Indonesia ha quindi preso l'iniziativa di donare la gestione del proprio patrimonio librario nelle mani delle istituzioni governative. In questo caso, l'istituzione governativa considerata appropriata per il suo campo e la sua posizione strategica è il Ministero della Pubblica Istruzione (Depdiknas). Ha donato non solo collezioni, ma anche rack di raccolta, hardware (server e workstation) e sistemi anche per applicazioni di gestione dell'amministrazione della biblioteca (Alice).

Nel tempo, la gestione della Biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione ha iniziato a incontrare diversi ostacoli nell'utilizzo del sistema Alice. Innanzitutto, le limitazioni nell'aggiunta di nuove funzionalità. Tra le altre cose: esigenze di gestione seriale, catalogo online sul web e personalizzazione dei report che necessitano di modifiche frequenti. Funzionalità aggiuntive se devi richiedere un modulo ufficiale allo sviluppatore Alice, significa che richiede fondi aggiuntivi non piccoli. Inoltre, non esiste un distributore ufficiale in Indonesia, quindi devi aspettarti supporto dal Regno Unito. Inoltre alcuni requisiti che richiedono un'infrastruttura costosa come un IP pubblico dedicato per portare Alice online sul web.
A quel tempo, per sopperire ad alcune esigenze (principalmente personalizzazione dei report), si effettuava con l'accesso diretto al database archiviato in formato DBase. A volte funzionava a volte no perché la struttura dei dati è proprietaria e complessa e il numero di record è grande. Per conoscere la struttura del database, si provava a contattare via email lo sviluppatore Alice. Ma nessuna risposta. Ecco il secondo problema. È difficile approfondire il funzionamento del software di Alice. Poiché Alice è un sistema proprietario completamente chiuso, tutto dipende molto dal fornitore. Ci vogliono dei soldi per ottenere un servizio ufficiale per la personalizzazione.

Una delle funzioni principali della Biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione Indonesiano è quella di coordinare la gestione della biblioteca delle unità di lavoro sotto il Ministero della Pubblica Istruzione. Nella sua implementazione, è spesso necessario essere in grado di distribuire il software del sistema bibliotecario a queste varie unità di lavoro. Ecco il terzo problema: è difficile (o impossibile) ridistribuire il sistema Alice. Alice è un software che non consente al Ministero della Pubblica Istruzione di ridistribuirlo liberamente sotto licenza. Tutto deve essere concesso in licenza e costa denaro.

Novembre 2006, la biblioteca ha dovuto affrontare un problema fondamentale. Il sistema di Alice era improvvisamente inutilizzabile. Si scopre che l'Alice utilizzata finora è implementata con un sistema di noleggio. Non c'è da stupirsi che il costo sia relativamente basso. Ogni anno l'utente deve rimborsare per estendere la durata del contratto di locazione. Ma ciò che è preoccupante è il fatto che le biblioteche devono memorizzare tutte le informazioni importanti e critiche in un sistema che non hanno mai avuto. Se dimentichi o non vuoi più pagare l'affitto, perderai l'accesso ai tuoi dati. Molto ridicolo. Sarebbe equivalente al suicidio se tu fossi ancora dipendente da un tale sistema autorizzato.
Infine, il responsabile della Biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione dell'Indonesia ha esaminato l'utilizzo del sistema Alice nella biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione. Alcuni dei punti importanti includono:
• Alice è affidabile, ma ha molti limiti. Il canone di noleggio è relativamente economico, ma se hai bisogno di ulteriore supporto, semplice o complesso, dipende davvero dallo sviluppatore Alice con sede nel Regno Unito. Costa denaro che in totale non è nemmeno economico.
• Il modello di licenza proprietario utilizzato dallo sviluppatore di Alice non corrisponde alle condizioni della maggior parte delle biblioteche in Indonesia. Anche se il gestore della Biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione, in quanto coordinatore di molte biblioteche all'interno del Ministero della Pubblica Istruzione, ha interesse a poter fare liberamente molte cose con il software utilizzato.
• L'archiviazione di dati importanti e critici per le operazioni della biblioteca in un software proprietario e l'utilizzo di un sistema di noleggio è considerato qualcosa di ridicolo e minaccia l'indipendenza e la sostenibilità della biblioteca stessa.
• Alice gira sul sistema operativo Windows, anch'esso proprietario, anche se il gestore della Biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione vuole passare all'uso di sistemi operativi open source (come GNU/Linux e FreeBSD).
• Il problema dello spreco di valuta estera per pagare software mai posseduto.
• In conclusione: il gestore della Biblioteca del Ministero dell'Istruzione Nazionale vuole utilizzare un software che fornisca e garantisca la libertà di: utilizzare, studiare, modificare e ridistribuire. La licenza di Alice non lo consente.

Dopo aver deciso di passare a un altro sistema, il passaggio successivo consiste nel cercare un sistema esistente da utilizzare o sviluppare personalmente il sistema richiesto. Alcune considerazioni da rispettare:
• Rilasciato con una licenza che garantisce la libertà di: utilizzare, studiare, modificare e ridistribuire. Il modello di licenza open source (www.openosurce.org) è considerato il modello più ideale e adatto.
• Anche la tecnologia utilizzata per costruire il sistema deve avere una licenza open source.
• La tecnologia utilizzata deve essere relativamente facile da apprendere dal gestore della biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione con un background di formazione bibliotecaria, come PHP (linguaggio di scripting) e MySQL (database). Se non padroneggi il lato tecnico della tecnologia, sarai di nuovo intrappolato nella dipendenza dagli sviluppatori.
Il prossimo passo è confrontare il software del sistema di librerie open source che può essere ottenuto su Internet. Alcuni dei software che sono stati provati includono: phpMyLibrary, OpenBiblio, KOHA, EverGreen. Il gestore della libreria Depdiknas ritiene che non sia compatibile con il software esistente, per diversi motivi:
• Progettazione di applicazioni e database che non è buona o non applica seriamente i principi di una buona applicazione e sviluppo di database in accordo con la teoria esistente (PHPMyLibrary, OpenBiblio).
• Utilizzo di una tecnologia difficile da padroneggiare per il gestore di librerie MoNE (KOHA e EverGreen sono stati sviluppati utilizzando Perl e il linguaggio C++ che sono relativamente più difficili da imparare).
• Alcuni sono inattivi o non sono stati rilasciati da molto tempo (PHPMyLibrary e OpenBiblio).

Poiché non riuscivano a trovare il sistema richiesto, è stato deciso di sviluppare la propria applicazione per il sistema bibliotecario richiesto. Nel mondo dello sviluppo software, una delle migliori pratiche è fornire un nome in codice di sviluppo. Il nome in codice è diverso dal nome dell'applicazione stessa. Il nome in codice di solito varia in base alla versione. Ad esempio il nome in codice "Hardy Heron" per Ubuntu Linux 8.04 e "Jaunty Jackalope" per Ubuntu Linux 9.04. Il Gestore della biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione Per lo sviluppo della versione iniziale (1.0) dell'applicazione, indicare il nome in codice “Senayan”. Il motivo è semplice, perché è stato originariamente sviluppato nella biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione situata a Senayan. Inoltre, la Biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione ha un marchio come library@senayan. In seguito, poiché si riteneva che il nome "Senayan" fosse ritenuto adatto e avesse un buon valore di marketing, il nome "Senayan" fu utilizzato come nome ufficiale per l'applicazione del sistema bibliotecario sviluppata.
Senayan in via di sviluppo

Prima di iniziare a sviluppare Senayan, è stato necessario prendere diverse decisioni di progettazione dell'applicazione. Questo aspetto del design è importante, tra gli altri, per prendere decisioni da vari input che provengono dalla comunità. Tra gli altri:

Innanzitutto, Senayan è un'applicazione per le esigenze di amministrazione e del contenuto contenuto della biblioteca (Library Automation System). Senayan è progettato per esigenze di media e grande scala. Adatto a biblioteche che hanno molte collezioni, membri e personale in un ambiente di rete, sia locale (intranet) che Internet.

In secondo luogo, Senayan è stato creato tenendo conto delle migliori pratiche nello sviluppo del software, ad esempio in termini di scrittura del codice sorgente, documentazione e progettazione di database.

Terzo, Senayan è progettato per essere conforme agli standard di gestione delle raccolte nelle biblioteche. Per gli standard di catalogazione almeno soddisfare i requisiti di AACR 2 livello 2 (Anglo-American Cataloging Rules). La necessità di conformità con gli standard nelle biblioteche continua a crescere e i gestori delle biblioteche del Ministero della Pubblica Istruzione e gli sviluppatori di Senayan si impegnano a continuare a sviluppare Senayan per conformarsi a questi standard.

In quarto luogo, Senayan è progettato in modo che possa anche essere un middleware per altre applicazioni per utilizzare i dati in Senayan. Per questo motivo, Senayan fornirà un'API (interfaccia di programmazione dell'applicazione) basata su un servizio web.

In quinto luogo, Senayan è un'applicazione multipiattaforma, sia in termini di applicazione stessa che di accesso alle applicazioni. Per questo la base più appropriata è una base web.

Sesto, la tecnologia utilizzata per costruire Senayan deve essere in grado di essere installata su molte piattaforme di sistemi operativi, con licenza open source e di facile apprendimento dal gestore della biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione. Si è deciso di utilizzare PHP (www.php.net) per il linguaggio di scripting web e MySQL (www.mysql.com) per il server del database.
Settimo, si è deciso di sviluppare una propria libreria PHP specificatamente progettata per le esigenze di realizzazione di un sistema di automazione delle librerie. Non utilizzare librerie PHP note come PEAR (pear.php.net) per ragioni di padronanza della tecnologia e semplicità. La biblioteca si chiama "symbio".

Ottavo, per accelerare il processo di sviluppo, alcuni moduli o funzioni richiesti che sono considerati troppo lunghi e complicati per essere sviluppati da soli, utilizzeranno software open source concesso in licenza come open source. Ad esempio: flowplayer per il supporto multimediale, jQuery per il supporto AJAX (Asynchronous Javascript e XML), genbarcode per il supporto della creazione di codici a barre, PHPThumb per il supporto della generazione di immagini al volo, tinyMCE per editor di testo basati sul web e altri.

Nono, per mantenere lo spirito open source, il processo di sviluppo di Senayan viene effettuato con un'infrastruttura basata su open source. Ad esempio: server Web che utilizzano Apache, server di produzione che utilizzano Centos Linux OS e OpenSuse, sviluppatori che sviluppano con Ubuntu Linux OS, gestione del codice sorgente utilizzando software git e altri.

Decimo, Senayan viene rilasciato al pubblico con una licenza GNU/GPL versione 3 che garantisce la libertà dei suoi utenti di studiare, utilizzare, modificare e ridistribuire Senayan.

Undicesimo, gli sviluppatori e i gestori delle biblioteche del Ministero della Pubblica Istruzione si impegnano a continuare a sviluppare Senayan e a renderlo un esempio di software di libreria open source, con sede in Indonesia e un esempio di modello di sviluppo open source che si è dimostrato funzionare bene .

Dodicesimo, il modello di sviluppo di Senayan è open source, il che significa che tutti sono invitati a contribuire. Sia in termini di programmazione, modelli, documentazione e altro. Ovviamente c'è un meccanismo che i contributi sono utili per includere in una versione ufficiale, quali no. Riferendosi al documento … (AGGIUNGERE SCRIVERE ERIC S RAYMOND)
Modello di sviluppo di Senayan
Lo sviluppo di Senayan è stato inizialmente avviato dal direttore della Biblioteca del Ministero della Pubblica Istruzione dell'Indonesia. Ma ora la Senayan Developer Community sta assumendo un ruolo più importante nello sviluppo di Senayan. Alcune delle cose seguenti sono la cultura che è stata costruita nello sviluppo di Senayan:
1. Meritocrazia. Chiunque può contribuire. Coloro che contribuiscono molto otterranno più privilegi degli altri.
2. Almeno preoccupati per lo sviluppo delle biblioteche. Altri esempi: formazione in biblioteconomia e scienze dell'informazione, lavoro in biblioteche, gestione di biblioteche e altri. Si spera che con questa condizione, un senso di biblioteconomia sia inerente a ogni sviluppatore/utente Senayan. Finora, tutti gli sviluppatori Senayan sono bibliotecari o hanno un background educativo in biblioteconomia (Informazioni e biblioteconomia).
3. Rilascia presto, rilascia spesso e ascolta il tuo cliente. Rilascio anticipato significa che eventuali miglioramenti e aggiunte di funzionalità, non appena possibile, vengono rilasciati al pubblico. Si spera che i bug esistenti possano essere trovati rapidamente dalla community, segnalati allo sviluppatore e quindi rilasciato la correzione. Rilascia spesso, ovvero il più spesso possibile per fornire aggiornamenti, correzioni di bug e aggiunte di funzionalità. Questo "costringe" gli sviluppatori Senayan a continuare a essere creativi nell'aggiungere funzionalità Senayan. Il rilascio spesso fa anche credere agli utenti che Senayan abbia una buona sostenibilità e continui ad essere attivamente sviluppato. Inoltre, il rilascio spesso ha anche un impatto sul marketing. Agli utenti e ai potenziali utenti, viene sempre ricordata l'esistenza di Senayan. Naturalmente, in modo elegante, vale a dire le versioni di Senayan. Da quando è stato rilasciato al pubblico per la prima volta da novembre 2007 a luglio 2009 (circa 20 mesi) sono state rilasciate 18 versioni ufficiali di Senayan. Ascolta i tuoi clienti. Gli sviluppatori di Senayan cercano sempre di soddisfare le esigenze degli utenti, sia attraverso i report sulla mailing list, sia attraverso il sistema di tracciamento dei bug. Naturalmente, non tutti gli input sono adattati, devono essere adattati alla roadmap di progettazione e sviluppo di Senayan.
4. Documentazione. Gli sviluppatori di Senayan credono nell'importanza di una buona documentazione per l'implementazione di successo di Senayan in molti luoghi. Pertanto, gli sviluppatori Senayan hanno un team speciale responsabile dello sviluppo della documentazione Senayan per mantenerla aggiornata dopo le ultime versioni.
5. Al fine di accelerare lo sviluppo e avvicinare gli sviluppatori di Senayan, almeno una volta all'anno si tiene un Senayan Developers Day che riunisce gli sviluppatori di Senayan di varie città e si occupa della codifica insieme.
Caratteristiche di Senayan
Come sistema integrato di automazione della biblioteca, i moduli già disponibili in SENAYAN sono i seguenti:

Modulo di catalogazione
1) Conformità agli standard AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules).
2) La funzionalità per creare, modificare ed eliminare i dati bibliografici secondo lo standard di descrizione bibliografica di secondo livello AACR2.
3) Supporta la gestione delle collezioni in vari formati come monografie, periodici, audiovisivi, ecc.
4) Supporta l'archiviazione di dati bibliografici da siti su Internet.
5) Supporta l'uso di codici a barre.
6) Gestione degli articoli da collezione per documenti con più copie e formati diversi.
7) Supporta il formato XML per lo scambio di dati utilizzando lo standard di metadati MODS (Metadata Object Description Schema).
8) Articolo incorporato della raccolta/stampa del codice a barre del caffè.
9) Stampa di etichette posteriori della collezione incorporata.
10) Recupero dei dati del catalogo tramite protocollo Z3950 nel database della raccolta della Library of Congress.
11) Gestione delle collezioni smarrite, in riparazione e danneggiate nonché registrazione del loro stato per la sostituzione/riparazione della collezione.
12) Elenco di controllo per gli autori (persone autori, enti/istituzioni e riunioni) come standard per la coerenza della scrittura
13) La regolamentazione dei diritti di accesso alla gestione dei dati bibliografici è riservata al personale autorizzato.

Modulo di ricerca (Modulo OPAC/Catalogo ad accesso pubblico online)
1) Ricerca semplice.
2) Ricerca avanzata (avanzata).
3) Supportare l'uso della logica booleana e l'implementazione di CQL (Common Query Language).
4) Servizi Web OPAC basati su XML.
5) Supporta l'accesso all'OPAC tramite dispositivi mobili
6) Visualizza le informazioni complete sullo stato delle collezioni in biblioteca, la data di restituzione e l'ordine degli articoli/collezioni
7) Le informazioni dettagliate mostrano anche le immagini di copertina del libro, gli allegati in formato elettronico disponibile (se presenti) e le strutture per la visualizzazione di raccolte audio e video.
8) Fornisce collegamenti ipertestuali aggiuntivi per ricerche avanzate per autore e argomento.
Modulo di circolazione
1) In grado di elaborare in modo efficiente, efficace e sicuro i materiali in prestito e in restituzione.
2) Supporta la funzione di prenotazione per la raccolta in prestito, incluso il sollecito/notifica.
3) Supporta la funzionalità di gestione fine. Dotato di flessibilità per gli utenti di pagare le multe a rate.
4) Supporta la funzione di promemoria per vari scopi, come inserire nella lista nera gli utenti che hanno problemi o hanno esaurito la loro iscrizione.
5) Supporta la funzionalità di calendario da integrare con il calcolo del periodo di prestito, multe e altro.
6) Consente la determinazione di specifiche festività fuori standard.
7) Supporto a varie tipologie di utenza con vari periodi di prestito per varie tipologie di abbonamento.
8) Salva la cronologia dei prestiti dei membri.
9) Supporta la creazione di regole di prestito molto dettagliate combinando parametri di appartenenza, tipo di raccolta e gmd oltre alle regole di prestito standard basate sul tipo di appartenenza

Modulo di gestione dei membri (Modulo di gestione dei membri)
1) Consente varie tipologie di utenza con varie tipologie di categorie di prestito, varie tipologie di adesione e differenziazione di ciascun servizio di circolazione nel numero di incassi e nella durata del prestito per tipologie di incassi per ciascuna tipologia/categoria
2) Supporto per input tramite lettore di codici a barre
3) È possibile memorizzare le preferenze dell'utente o le informazioni di interesse del soggetto.
4) È possibile memorizzare ulteriori informazioni a scopo di promemoria al momento della transazione.
5) Consente di memorizzare informazioni dettagliate sull'utente più complete.
6) Ricerca delle informazioni minime sui membri in base al numero e al nome del membro
7) Realizzazione di una tessera utente dotata di codice a barre per operazioni di prestito.

Modulo Inventario Collezione (Modulo Inventario)
1) Il processo di inventario delle collezioni può essere effettuato gradualmente e parzialmente senza dover chiudere i servizi bibliotecari nel loro complesso.
2) Il processo di inventario può essere eseguito in modo efficiente ed efficace.
3) C'è un'opzione per cancellare automaticamente i dati alla fine del processo di inventario per le collezioni che sono considerate perse.

Modulo Statistiche/Reporting (Modulo Report)
1) Include la segnalazione per tutti i moduli disponibili a Senayan.
2) Rapporto sul titolo.
3) Resoconto raccolta articoli/caffè.
4) Rapporto di adesione.
5) Report sul numero di collezioni in base alla classificazione.
6) Rapporto di ritardo.
7) Vari tipi di statistiche come statistiche di raccolta, prestito, appartenenza, usabilità della raccolta.
8) Visualizzazione del report che è stata progettata per essere stampata, rendendo più facile la stampa.
9) Filtri di dati completi per ogni report.
10) API per i report che è relativamente facile da imparare per creare nuovi report personalizzati.
Modulo di controllo seriale (controllo seriale)
1) Gestione dati abbonamento.
2) Gestione dati Kardex.
3) Gestione dei dati di tracciabilità per pubblicazioni pubblicate ed esistenti.
4) Consente il monitoraggio dei dati per pubblicazioni seriali con pianificazioni di pubblicazione irregolari (impostazioni flessibili).

Modulo Varie
1) Supporto interfaccia multilingue (internazionalizzata) con Gettext.
2) Supporto per l'utilizzo di lettere non latine per l'immissione dei dati e la ricerca.

Roadmap di sviluppo di Senayanyan
SENAYAN continuerà ad essere sviluppato dai suoi sviluppatori e da altre comunità di utenti SENAYAN. Quella che segue è una tabella di marcia per lo sviluppo futuro di SENAYAN:
Sviluppo dell'applicazione:
1. Compatibilità con MARC e standard completi per lo scambio di dati. Esempio di implementazione:
• Assicurare che il formato dei dati bibliografici sia maggiormente compatibile con MARC (almeno MARC light).
• Supporto per RFID.
• Funzionalità per importare/esportare record da The Online Computer Library Center (OCLC), Research Libraries Information Network (RLIN), altri fornitori di sistemi conformi a MARC.
• Convalida dei dati ISBN utilizzando il modulo sette.
• Supporto per gli standard nelle biblioteche, quali: Library of Congress Subject Headings, Library of Congress Classification, Regole di archiviazione ALA, International Standard Bibliographic Description, ANSI Standard for Bibliographic Information Exchange su nastro magnetico, Common communication format (ISO 2709).
2. Catalogo master/congiunto (catalogo sindacale)
3. Implementazione del Thesaurus. Esempio di implementazione:
• Utilizzo del thesaurus per il processo di catalogazione.
• Utilizzo del thesaurus per il processo di ricerca, ad esempio fornendo consigli di ricerca utilizzando una base di conoscenza costruita con il sistema del thesaurus.
4. Implementazione della Biblioteca 2.0. Esempio di implementazione:
• Gli utenti possono accedere e avere una pagina di personalizzazione.
• Gli utenti possono effettuare prenotazioni di incasso ed estendere il prestito.
• L'utente può comunicare con il bibliotecario tramite il sistema di messaggistica.
• Gli utenti possono taggare, consigliare raccolte e salvarle nell'elenco delle loro raccolte preferite.
• Gli utenti possono commentare la raccolta.
• I bibliotecari possono inserire le preferenze dell'utente nei dati di appartenenza. Una di queste preferenze può essere utilizzata per generare un elenco di raccolte selezionate da stampare o visualizzare quando l'utente effettua il login.
5. Supporto migliorato per la gestione dei contenuti digitali e l'immissione analitica

Sviluppo della base della comunità di utenti:
• Costruire comunità di utenti in diverse città
• Tenere il Senayan Developers Day per riunirsi tra gli sviluppatori Senayan, aggiornare la documentazione, aggiungere nuove funzionalità e correggere bug e cercare nuovi seed per sviluppatori.
• Workshop/seminario nazionale annuale
• Jam Session regolari ogni 3 mesi

 

 

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SLiMS adalah akronim dari Senayan Library Management System. Awalnya dikembangkan oleh Perpustakaan Kementerian Pendidikan Nasional untuk menggantikan Alice (http://www2.softlinkint.com). Tujuan utamanya agar Perpustakaan Kemdiknas mempunyai kebebasan untuk menggunakan, mempelajari, memodifikasi dan mendistribusikan perangkat lunak yang digunakan. SLiMS, maka dirilis dengan lisensi GPL dan sekarang pengembangan SLiMS dilakukan oleh komunitas penggunanya.

Asal Mula

Setelah beroperasi 50 tahun lebih, karena beberapa alasan Perpustakaan BC Indonesia yang telah selama bertahun-tahun menjadi andalan layanan BC di Indonesia harus ditutup. Pengelola BC Indonesia kemudian berinisiatif untuk menghibahkan pengelolaan aset perpustakaanya ke tangan institusi pemerintah. Dalam hal ini, institusi pemerintah yang dianggap sesuai bidangnya dan strategis tempatnya, adalah Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas). Yang dihibahkan tidak hanya koleksi, tetapi juga rak koleksi, hardware (server dan workstation) serta sistem termasuk untuk aplikasi manajemen administrasi perpustakaan (Alice).

Seiring dengan berjalannya waktu, manajemen Perpustakaan Depdiknas mulai menghadapi beberapa kendala dalam penggunaan sistem Alice. Pertama, keterbatasan dalam menambahkan fitur-fitur baru. Antara lain: kebutuhan manajemen serial, meng-online-kan katalog di web dan kustomisasi report yang sering berubah-ubah kebutuhannya. Penambahan fitur jika harus meminta modul resmi dari developer Alice, berarti membutuhkan dana tambahan yang tidak kecil. Apalagi tidak ada distributor resminya di Indonesia sehingga harus mengharapkan support dari Inggris. Ditambah lagi beberapa persyaratan yang membutuhkan infrastruktur biaya mahal seperti dedicated public IP agar bisa meng-online-kan Alice di web.

Saat itu untuk mengatasi sebagian kebutuhan (utamanya kustomisasi report), dilakukan dengan ujicoba mengakses langsung database yang disimpan dalam format DBase. Terkadang berhasil terkadang tidak karena struktur datanya proprietary dan kompleks serta jumlah rekodnya banyak. Untuk mempelajari struktur database, dicoba melakukan kontak via email ke developer Alice. Tetapi tidak ada respon sama sekali. Disini muncul masalah kedua. Sulitnya mempelajari lebih mendalam cara kerja perangkat lunak Alice. Karena Alice merupakan sistem proprietary yang serba tertutup, segala sesuatunya sangat tergantung vendor. Dibutuhkan sejumlah uang untuk mendapatkan layanan resmi untuk kustomisasi.

Perpustakaan Depdiknas salah satu tupoksinya adalah melakukan koordinasi pengelolaan perpustakaan unit kerja dibawah lingkungan Depdiknas. Dalam implementasinya, seringkali muncul kebutuhan untuk bisa mendistribusikan perangkat lunak sistem perpustakaan ke berbagai unit kerja tersebut. Disini masalah ketiga: sulit (atau tidak mungkin) untuk melakukan redistribusi sistem Alice. Alice merupakan perangkat lunak yang secara lisensi tidak memungkinkan diredistribusi oleh pengelola Perpustakaan Depdiknas secara bebas. Semuanya harus ijin dan membutuhkan biaya.

November 2006, perpustakaan dihadapkan oleh sebuah masalah mendasar. Sistem Alice tiba-tiba tidak bisa digunakan. Ternyata Alice yang digunakan selama ini diimplementasikan dengan sistem sewa. Pantas saja biayanya relatif murah. Tiap tahun pengguna harus membayar kembali untuk memperpanjang masa sewa pakainya. Tetapi yang mengkhawatirkan adalah fakta bahwa perpustakaan harus menyimpan semua informasi penting dan kritikal di sebuah sistem yang tidak pernah dimiliki. Yang kalau lupa atau tidak mau membayar sewa lagi, hilanglah akses terhadap data kita sendiri. Konyol sekali. Itu sama saja dengan bunuh diri kalau masih tergantung dengan sistem berlisensi seperti itu.

Akhirnya pengelola Perpustakaan Depdiknas me-review kembali penggunaan sistem Alice di perpustakaan Depdiknas. Beberapa poin pentingnya antara lain:
•    Alice memang handal (reliable), tapi punya banyak keterbatasan. Biaya sewanya memang relatif murah, tetapi kalau membutuhkan support tambahan, baik sederhana ataupun kompleks, sangat tergantung dengan developer Alice yang berpusat di Inggris. Butuh biaya yang kalau di total juga tidak murah.
•    Model lisensi proprietary yang digunakan developer Alice tidak cocok dengan kondisi kebanyakan perpustakaan di Indonesia. Padahal pengelola Perpustakaan Depdiknas sebagai koordinator banyak perpustakaan di lingkungan Depdiknas, punya kepentingan untuk bisa dengan bebas melakukan banyak hal terhadap software yang digunakan.
•    Menyimpan data penting dan kritikal untuk operasional perpustakaan di suatu software yang proprietary dan menggunakan sistem sewa, dianggap sesuatu yang konyol dan mengancam independensi dan keberlangsungan perpustakaan itu sendiri.
•    Alice berjalan diatas sistem operasi Windows yang juga proprietary padahal pengelola Perpustakaan Depdiknas ingin beralih menggunakan Sistem Operasi open source (seperti GNU/Linux dan FreeBSD).
•    Masalah devisa negara yang terbuang untuk membayar software yang tidak pernah dimiliki.
•    Intinya: pengelola Perpustakaan Depdiknas ingin menggunakan software yang memberikan dan menjamin kebebasan untuk: menggunakan, mempelajari, memodifikasi dan melakukan redistribusi. Lisensi Alice tidak memungkinkan untuk itu.

Setelah memutuskan untuk hijrah menggunakan sistem yang lain, maka langkah berikutnya adalah mencari sistem yang ada untuk digunakan atau mengembangkan sendiri sistem yang dibutuhkan. Beberapa pertimbangan yang harus dipenuhi:
•    Dirilis dibawah lisensi yang menjamin kebebasan untuk: menggunakan, mempelajari, memodifikasi dan melakukan redistribusi. Model lisensi open source (www.openosurce.org) dianggap sebagai model yang paling ideal dan sesuai.
•    Teknologi yang digunakan untuk membangun sistem juga harus berlisensi open source.
•    Teknologi yang digunakan haruslah teknologi yang relatif mudah dipelajari oleh pengelola perpustakaan Depdiknas yang berlatarbelakang pendidiknas pustakawan, seperti PHP (scripting language) dan MySQL (database). Jika tidak menguasai sisi teknis teknologi, maka akan terjebak kembali terhadap ketergantungan pada developer.

Langkah berikutnya adalah melakukan banding software sistem perpustakaan open source yang bisa diperoleh di internet. Beberapa software yang dicoba antara lain: phpMyLibrary, OpenBiblio, KOHA, EverGreen. Pengelola perpustakaan Depdiknas merasa tidak cocok dengan software yang ada, dengan beberapa alasan:
•    Desain aplikasi dan database yang tidak baik atau kurang menerapkan secara serius prinsip-prinsip pengembangan aplikasi dan database yang baik sesuai dengan teori yang ada (PHPMyLibrary, OpenBiblio).
•    Menggunakan teknologi yang sulit dikuasai oleh pengelola perpustakaan Depdiknas (KOHA dan EverGreen dikembangkan menggunakan Perl dan C++ Language yang relatif lebih sulit dipelajari).
•    Beberapa sudah tidak aktif atau lama sekali tidak di rilis versi terbarunya (PHPMyLibrary dan OpenBiblio).

Karena tidak menemukan sistem yang dibutuhkan, maka diputuskan untuk mengembangkan sendiri aplikasi sistem perpustakaan yang dibutuhkan. Dalam dunia pengembangan software, salah satu best practice-nya adalah memberikan nama kode (codename) pengembangan. Nama kode berbeda dengan nama aplikasinya itu sendiri. Nama kode biasanya berbeda-beda tiap versi. Misalnya kode nama “Hardy Heron” untuk Ubuntu Linux 8.04 dan “Jaunty Jackalope” untuk Ubuntu Linux 9.04. Pengelola perpustakaan Depdiknas Untuk versi awal (1.0) aplikasi yang akan dikembangkan, memberikan nama kode “Senayan”. Alasannya sederhana, karena awal dikembangkan di perpustakaan Depdiknas yang berlokasi di Senayan. Apalagi Perpustakaan Depdiknas mempunyai brand sebagai library@senayan. Belakangan karena dirasa nama “Senayan” dirasa cocok dan punya nilai marketing yang bagus, maka nama “Senayan” dijadikan nama resmi aplikasi sistem perpustakaan yang dikembangkan.

Mengembangkan Senayan

Sebelum mulai mengembangkan Senayan, ada beberapa keputusan desain aplikasi yang harus dibuat. Aspek desain ini penting diantaranya untuk pengambilankeputusan dari berbagai masukan yang datang dari komunitas. Antara lain:

Pertama,  Senayan adalah aplikasi untuk kebutuhan administrasi dan konten perpustakaan (Library Automation System). Senayan didesain untuk kebutuhan skala menengah maupun besar. Cocok untuk perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf banyak di lingkungan jaringan, baik itu lokal (intranet) dan internet.

Kedua, Senayan dibangun dengan memperhatikan best practice dalam pengembangan software seperti dalam hal penulisan source code, dokumentasi, dan desain database.

Ketiga, Senayan dirancang untuk compliant dengan standar pengelolaan koleksi di perpustakaan. Untuk standar pengatalogan minimal memenuhi syarat AACR 2 level 2 (Anglo-American Cataloging Rules). Kebutuhan untuk kesesuaian dengan standar di perpustakaan terus berkembang dan pengelola perpustakaan Depdiknas dan developer Senayan berkomitmen untuk terus mengembangkan Senayan agar mengikuti standar-standar tersebut.

Keempat, Senayan didesain agar bisa juga menjadi middleware bagi aplikasi lain untuk menggunakan data yang ada didalam Senayan. Untuk itu Senayan akan menyediakan API (application programming Interface) yang berbasis web service.

Kelima, Senayan merupakan aplikasi yang cross-platform, baik dari sisi aplikasinya itu sendiri dan akses terhadap aplikasi. Untuk itu basis yang paling tepat ada basis web.

Keenam, teknologi yang digunakan untuk membangun Senayan, haruslah terbukti bisa diinstall di banyak platform sistem operasi, berlisensi open source dan mudah dipelajari oleh pengelola perpustakaan Depdiknas. Diputuskan untuk menggunakan PHP (www.php.net) untuk web scripting languange dan MySQL (www.mysql.com) untuk server database.

Ketujuh, diputuskan untuk mengembangkan library PHP sendiri yang didesain spesifik untuk kebutuhan membangun library automation system. Tidak menggunakan library PHP yang sudah terkenal seperti PEAR (pear.php.net) karena alasan penguasaan terhadap teknologi dan kesederhanaan. Library tersebut diberinama “simbio”.

Kedelapan, untuk mempercepat proses pengembangan, beberapa modul atau fungsi yang dibutuhkan yang dirasa terlalu lama dan rumit untuk dikembangkan sendiri, akan menggunakan software open source yang berlisensi open source juga. Misalnya: flowplayer untuk dukungan multimedia, jQuery untuk dukungan AJAX (Asynchronous Javascript and XML), genbarcode untuk dukungan pembuatan barcode, PHPThumb untuk dukungan generate image on-the-fly, tinyMCE untuk web-based text editor, dan lain-lain.

Kesembilan, untuk menjaga spirit open source, proses pengembangan Senayan dilakukan dengan infrastruktur yang berbasis open source. Misalnya: server web menggunakan Apache, server produksi menggunakan OS Linux Centos dan OpenSuse, para developer melakukan pengembangan dengan OS Ubuntu Linux, manajemen source code menggunakan software git, dan lain-lain.

Kesepuluh, Senayan dirilis ke masyarakat umum dengan lisensi GNU/GPL versi 3 yang menjamin kebebasan penggunanya untuk mempelajari, menggunakan, memodifikasi dan redistribusi Senayan.

Kesebelas, para developer dan pengelola perpustakaan Depdiknas berkomitmen untuk terus mengembangkan Senayan dan menjadikannya salah satu contoh software perpustakaan yang open source, berbasis di indonesia dan menjadi salah satu contoh bagi model pengembangan open source yang terbukti berjalan dengan baik.

Keduabelas, model pengembangan Senayan adalah open source yang artinya setiap orang dipersilahkan memberikan kontribusinya. Baik dari sisi pemrogaman, template, dokumentasi, dan lain-lain. Tentu saja ada mekanisme mana kontribusi yang bagus untuk dimasukkan dalam rilis resmi, mana yang tidak. Mengacu ke dokumen … (TAMBAHKAN DENGAN TULISAN ERIC S RAYMOND)

Model pengembangan senayan

Pengembangan Senayan awalnya diinisiasi oleh pengelola Perpustakaan Depdiknas. Tetapi sekarang komunitas pengembang Senayan (Senayan Developer Community) yang lebih banyak mengambil peran dalam mengembangkan Senayan. Beberapa hal dibawah ini merupakan kultur yang dibangun dalam mengembangkan Senayan:
1.    Meritokrasi. Siapa saja bisa berkontribusi. Mereka yang banyak memberikan kontribusi, akan mendapatkan privilege lebih dibandingkan yang lain.
2.    Minimal punya concern terhadap pengembangan perpustakaan. Contoh lain: berlatar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi, bekerja di perpustakaan, mengelola perpustakaan, dan lain-lain. Diharapkan dengan kondisi ini, sense of librarianship melekat di tiap developer/pengguna Senayan. Sejauh ini, semua developer senayan merupakan pustakawan atau berlatarbelakang pendidikan kepustakawanan (Information and Librarianship).
3.    Release early, release often, and listen to your customer. Release early artinya setiap perbaikan dan penambahan fitur, secepat mungkin dirilis ke publik. Diharapkan bugs yang ada, bisa cepat ditemukan oleh komunitas, dilaporkan ke developer, untuk kemudian dirilis perbaikannya. Release often, artinya sesering mungkin memberikan update perbaikan bugs dan penambahan fitur. Ini “memaksa” developer Senayan untuk terus kreatif menambahkan fitur Senayan. Release often juga membuat pengguna berkeyakinan bahwa Senayan punya sustainability yang baik dan terus aktif dikembangkan. Selain itu, release often juga mempunyai dampak pemasaran. Pengguna dan calon pengguna, selalu diingatkan tentang keberadaan Senayan. Tentunya dengan cara yang elegan, yaitu rilis-rilis Senayan. Sejak dirilis ke publi pertama kali November 2007 sampai Juli 2009 (kurang lebih 20 bulan) telah dirilis 18 rilis resmi Senayan. Listen to your customer. Developer Senayan selalu berusaha mengakomodasi kebutuhan pengguna baik yang masuk melalui report di mailing list, ataupun melalui bugs tracking system. Tentu tidak semua masukan diakomodasi, harus disesuaikan dengan desain dan roadmap pengembangan Senayan.
4.    Dokumentasi. Developer Senayan meyakini pentingnya dokumentasi yang baik dalam mensukseskan implementasi Senayan dibanyak tempat. Karena itu pengembang Senayan mempunyai tim khusus yang bertanggungjawab yang mengembangkan dokumentasi Senayan agar terus uo-to-date mengikuti rilis terbaru.
5.    Agar ada percepatan dalam pengembangan dan untuk mengakrabkan antar pengembang Senayan, minimal setahun sekali diadakan Senayan Developers Day yang mengumpulkan para developer Senayan dari berbagai kota, dan melakukan coding bersama-sama.
Fitur Senayan
Sebagai sebuah Sistem Automasi Perpustakaan yang terintergrasi, modul-modul yang telah terdapat di SENAYAN adalah sebagai berikut:
Modul Pengatalogan (Cataloging Module)
1)    Compliance dengan standar AACR2 (Anglo-American Cataloging Rules).
2)    Fitur untuk membuat, mengedit, dan menghapus data bibliografi sesuai dengan standar deskripsi bibliografi AACR2 level ke dua.
3)    Mendukung pengelolaan koleksi dalam berbagai macam format seperti monograph, terbitan berseri, audio visual, dsb.
4)    Mendukung penyimpanan data bibliografi dari situs di Internet.
5)    Mendukung penggunaan Barcode.
6)    Manajemen item koleksi untuk dokumen dengan banyak kopi dan format yang berbeda.
7)    Mendukung format XML untuk pertukaran data dengan menggunakan standar metadata MODS (Metadata Object Description Schema).
8)    Pencetakan Barcode item/kopi koleksi Built-in.
9)    Pencetakan Label Punggung koleksi Built-in.
10)    Pengambilan data katalog melalui protokol Z3950 ke database koleksi Library of Congress.
11)    Pengelolaan koleksi yang hilang, dalam perbaikan, dan rusak serta pencatatan statusnya untuk dilakukan pergantian/perbaikan terhadap koleksi.
12)    Daftar kendali untuk pengarang (baik pengarang orang, badan/lembaga, dan pertemuan) sebagai standar konsistensi penuliasn
13)    Pengaturan hak akses pengelolaan data bibliografi hanya untuk staf yang berhak.

Modul Penelusuran (OPAC/Online Public Access catalog Module)
1)    Pencarian sederhana.
2)    Pencarian tingkat lanjut (Advanced).
3)    Dukungan penggunaan Boolean's Logic dan implementasi CQL (Common Query Language).
4)    OPAC Web Services berbasis XML.
5)    Mendukung akses OPAC melalui peralatan portabel (mobile device)
6)    Menampilkan informasi lengkap tetang status koleksi di perpustakaan, tanggal pengembalian, dan pemesanan item/koleksi
7)    Detil informasi juga menampilkan gambar sampul buku, lampiran dalam format elektronik yang tersedia (jika ada) serta fasilitas menampilkan koleksi audio dan visual.
8)    Menyediakan hyperlink tambahan untuk pencarian lanjutan berdasarkan penulis, dan subjek.

Modul Sirkulasi (Circulation Module)
1)    Mampu memproses peminjaman dan pengembalian koleksi secara efisien, efektif dan aman.
2)    Mendukung fitur reservasi koleksi yang sedang dipinjam, termasuk reminder/pemberitahuan-nya.
3)    Mendukung fitur manajemen denda. Dilengkapi fleksibilitas untuk pemakai membayar denda secara cicilan.
4)    Mendukung fitur reminder untuk berbagai keperluan seperti melakukan black list terhadap pemakai yang bermasalah atau habis keanggotaannya.
5)    Mendukung fitur pengkalenderan (calendaring) untuk diintegrasikan dengan penghitungan masa peminjaman, denda, dan lain-lain.
6)    Memungkinkan penentuan hari-hari libur non-standar yang spesifik.
7)    Dukungan terhadap ragam jenis tipe pemakai dengan masa pinjam beragam untuk berbagai jenis keanggotaan.
8)    Menyimpan histori peminjaman anggota.
9)    Mendukung pembuatan peraturan peminjaman yang sangat rinci dengan mengkombinasikan parameter keanggotaan, jenis koleksi, dan gmd selain aturan peminjaman standar berdasarkan jenis keanggotaan

Modul Manajemen Keanggotaan (Membership Management Module)
1)    Memungkinkan beragam tipe pemakai dengan ragam jenis kategori peminjaman, ragam jenis keanggotaan dan pembedaan setiap layanan sirkulasi dalam jumlah koleksi serta lama peminjaman untuk jenis koleksi untuk setiap jenis/kategori.
2)    Dukungan terhadap input menggunakan barcode reader
3)    Memungkinkan untuk menyimpan informasi preferensi pemakai atau subject interest.
4)    Memungkinkan untuk menyimpan informasi tambahan untuk keperluan reminder pada saat transaksi.
5)    Memungkinkan menyimpan informasi detail pemakai yang lebih lengkap.
6)    Pencarian informasi anggota minimal berdasarkan nomor dan nama anggota.
7)    Pembuatan kartu anggota yang dilengkapi dengan barcode untuk transaksi peminjaman.

Modul Inventarisasi Koleksi (Stocktaking Module)
1)    Proses inventarisasi koleksi bisa dilakukan secara bertahap dan parsial tanpa harus menutup layanan perpustakaan secara keseluruhan.
2)    Proses inventarisasi bisa dilakukan secara efisien dan efektif.
3)    Terdapat pilihan untuk menghapus data secara otomatis pada saat akhir proses inventarisasi terhadap koleksi yang dianggap hilang.

Modul Statistik/Pelaporan (Report Module)
1)    Meliputi pelaporan untuk semua modul-modul yang tersedia di Senayan.
2)    Laporan Judul.
3)    Laporan Items/Kopi koleksi.
4)    Laporan Keanggotaan.
5)    Laporan jumlah koleksi berdasarkan klasifikasi.
6)    Laporan Keterlambatan.
7)    Berbagai macam statistik seperti statistik koleksi, peminjaman, keanggotaan, keterpakaian koleksi.
8)    Tampilan laporan yang sudah didesain printer-friendly, sehingga memudahkan untuk dicetak.
9)    Filter data yang lengkap untuk setiap laporan.
10)    API untuk pelaporan yang relatif mudah dipelajari untuk membuat custom report baru.

Modul Manajemen Terbitan Berseri (Serial Control)
1)    Manajemen data langganan.
2)    Manajemen data Kardex.
3)    Manajemen tracking data terbitan yang akan terbit dan yang sudah ada.
4)    Memungkinkan tracking data terbitan berseri yang jadwal terbitnya tidak teratur (pengaturan yang fleksibel).

Modul Lain-lain
1)    Dukungan antar muka yang multi bahasa (internasionalisasi) dengan Gettext.
2)    Dukungan terhadap penggunaan huruf bukan latin untuk pengisian data dan pencarian.

Roadmap Pengembangan Senayan
SENAYAN akan terus dikembangkan oleh para pengembangnya beserta komunitas pengguna SENAYAN lainnya. Berikut adalah Roadmap pengembangan SENAYAN ke depannya:

Pengembangan aplikasi:
1.    Kompatibilitas dengan MARC dan standar pertukaran data yang komplit. Contoh implementasinya:
•    Memastikan bahwa format data bibliografi kompatibel dengan MARC secara lebih baik (minimal MARC light).
•    Dukungan terhadap RFID.
•    Fitur untuk impor / ekspor rekod dari The Online Computer Library Centre (OCLC), Research Libraries Information Network (RLIN), vendor sistem lain yang compliant dengan MARC.
•    Validasi data ISBN menggunakan modulus seven.
•    Dukungan terhadap standar di perpustakaan, seperti: Library of Congress Subject Headings, Library of Congress Classification, ALA filing rules, International Standard Bibliographic Description, ANSI Standard for Bibliographic Information Exchange on magnetic tape, Common communication format (ISO 2709).
2.    Katalog induk/bersama (union catalog)
3.    Implementasi Thesaurus. Contoh implementasinya:
•    Pemanfaatan tesaurus untuk proses pengatalogan.
•    Pemanfaatan tesaurus untuk proses pencarian, misalnya memberikan advis pencarian menggunakan knowledge base yang dibangun dengan sistem tesaurus.
4.    Implementasi Library 2.0. Contoh implementasinya:
•    User bisa login dan mempunyai halaman personalisasi.
•    User bisa melakukan reservasi koleksi dan memperpanjang peminjaman.
•    User bisa melakukan komunikasi dengan pustakawan via messaging system.
•    User bisa melakukan tagging, rekomendasi koleksi dan menyimpannya didalam daftar koleksi favoritnya.
•    User bisa memberikan komentar terhadap koleksi.
•    Pustakawan bisa memasukkan preferensi pemakai didalam data keanggotaan. Preferensi tersebut bisa dimanfaatkan salah satunya untuk men-generate semacam daftar koleksi terpilih untuk dicetak atau ditampilkan ketika user login.
5.    Peningkatan dukungan manajemen konten digital dan entri analitikal

Pengembangan basis komunitas pengguna:
•    Membangun komunitas pengguna di berbagai kota
•    Mengadakan Senayan Developers Day untuk silaturahmi antar developer Senayan, update dokumentasi, penambahan fitur baru dan bug fixing dan mencari bibit pengembang yang baru.
•    Workshop/Seminar Nasional Tahunan
•    Jam Sessions rutin setiap 3 bulan


Informazioni


OPAC (On-line Public Access Catalogue) รจ il Catalogo Informatizzato per la ricerca dei documenti presenti in biblioteca. Utilizza le opzioni di ricerca per trovare rapidamente i documenti